Privacy Policy

ENGLISH VERSION

We consider ensuring the right to personal data protection to be a fundamental commitment of Gift Alchemy,, therefore we will devote all the necessary resources and efforts to process your data in full compliance with Regulation (EU) 2016/679 ("General Data Protection Regulation" or "GDPR"), as well as any other legislation applicable in Romania, Spain and France. Since one of the essential principles of this legal framework is transparency, we have prepared this document to inform you about how we collect, use, transfer, and protect your personal data when you interact with us in connection with our products and services, including through our website or direct interaction with our staff.

We reserve the right to periodically update and modify this Privacy Policy to reflect any changes in the way we process your personal data or any changes in legal requirements. In the event of any such changes, we will post the amended version of the Privacy Policy on our website, so please check the content of this Privacy Policy periodically.

Who are we and how can we be contacted?

Gift Alchemy is the commercial name of GIFT ALCHEMY S.R.L., a Romanian company, with headquarters in Romania, Ploiești municipality, Timotei Cipariu Street, no. 2 Bl. 35G Et. P Ap. 2 Postal Code 100399, Prahova county, registered with the Trade Register under no J2017001712296, sole identification number 37894724, (hereinafter referred to as "Gift Alchemy" or "We"). For the purposes of data protection legislation, We are the controller when we process your personal data.

As we are always open to hearing your opinions and providing you with any additional information you may need regarding the processing of your data, we encourage you to contact us at hello@giftalchemy.net or by post or courier to the address: Timotei Cipariu Street, no. 2 Bl. 35G Et. P Ap. 2 Postal Code 100399– marked: Regarding Data Protection Matters.

PURPOSES AND GROUNDS FOR DATA COLLECTION

The purpose of this Privacy Policy is to inform our customers about the collection, use and disclosure of personal data through the Gift Alchemy website, https://giftalchemy.net/, owned by GIFT ALCHEMY S.R.L., headquartered in Romania and operating the EU, particularly in Romania, Spain and France.

Data Collection is absolutely essential for providing our concierge services, considering the personal approach in the specific Gift Alchemy services.

In accordance with the GDPR Regulation on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data, GIFT ALCHEMY S.R.L. commits to handling personal data securely and solely for the purposes stated below.

We may also collect information about your preferences through your use of the aforementioned website, when you request information from us or engage our services, or as a result of your commercial relationship with us.

In general, our intention is to collect only personal data voluntarily provided by each data subject so that we can provide services, conduct contractual relationships, promote and provide our services.

We are also aware that many of our customers share information not just about themselves, but about a third party — the intended Gift Recipient — in order to receive personalized gift suggestions or services. We treat this data with the same level of confidentiality and security.

We may also collect and subsequently process certain information about your behavior when visiting our website in order to personalize your online experience and provide you with offers tailored to your profile. We invite you to learn more about this by consulting the section on processing purposes below. On our website, we may store and collect information in cookies and similar technologies, in accordance with our Cookie Policy.

We do not collect or otherwise process sensitive data, which is included in the General Data Protection Regulation in special categories of personal data. We also do not wish to collect or process data from minors under the age of 16.

We collect and process personal data for the purpose of delivering curated gift recommendations or full experiences and services. This may include data about both the Customer and the Gift Recipient.

We shall use your personal data for the following purposes:

Providing Gift Alchemy's services in your benefit.

This general purpose may include, as applicable, the following:

a) Creating and managing your account on our platform;

b) Processing the form data and shaping the solicited gift idea;

c) Presenting the information to Third Parties in order to tailor the best gift experience;

d) Processing the orders, including receiving, validating, shipping, and invoicing them;

e) Resolving cancellations or problems of any kind related to an order, purchased goods, or services;

f) Returning products in accordance with legal provisions;

g) Refunding the value of products in accordance with legal provisions;

h) Providing support services, including answering your questions about your orders or the goods and services of Gift Alchemy or its partners.

The processing of your data for these purposes is in most cases necessary for the conclusion and execution of a contract between Gift Alchemy and you.

In addition, certain processing operations falling under these purposes are required by applicable law, including tax and accounting legislation.

For upgrading our services

We want to offer you the best online gifting concierge experience. To this end, we may collect and use certain information about your behavior as a Buyer/User in Gift Alchemy in order to analyze and improve existing products and create new ones, for your benefit. We base these activities on our legitimate interest in conducting commercial activities, always taking care that your fundamental rights and freedoms are not affected. If you wish to exercise your right to object, please send your request to the addresses mentioned above.

For Marketing Purposes

We want to keep you informed about the best offers for the services you are interested in. To this end, we may send you, on behalf of Gift Alchemy any type of message (such as email/SMS/telephone/mobile push/web push/etc.) containing general and thematic information, information about services similar or complementary to those you have purchased, information about offers or promotions, information about products you showed interest in purchasing, as well as other commercial communications such as market research and opinion polls.

We always ensure that the data processing is carried out in accordance with your rights and freedoms and that the decisions made on this basis do not have legal effects on you and do not affect you in a similar way to a significant extent.

In most cases, we base our marketing communications on your prior consent. You can change your mind and withdraw your consent at any time by:

Changing the settings in your customer account in the "My account" section;
Contacting us in any of the means provided above.

In certain situations, we may base our marketing activities on our legitimate interest in promoting and developing our business. In any situation where We use information about you for our legitimate interest,

We take care and take all necessary measures to ensure that your fundamental rights and freedoms are not affected.

However, you can ask us anytime, using the methods described above, to stop processing your personal data for marketing purposes, and We will proceed to the solicited modifications.

To defend our legit interests.

There might be times when We use or share info to protect our rights and business. These may include:

Measures to protect the website and users of the Gift Alchemy platform from cyber attacks;
Measures to prevent and detect fraud attempts, including the transmission of information to the competent public authorities;
Measures to manage various other risks.

The general basis for these types of processing is our legitimate interest in protecting our commercial activity, it being understood that we ensure that all measures we take guarantee a balance between our interests and your fundamental rights and freedoms. In certain cases, we also base our processing on legal provisions such as the obligation to ensure the security of goods and valuables provided for by the applicable legislation in this matter.

WHAT PERSONAL DATA DO WE COLLECT

(1) Data provided directly by the customer:

First and last name
Email address
Phone number
Billing and/or shipping address (if applicable, depending on the service selected)
Information about orders and returns
Preferences related to gift type, budget and delivery
Any notes or answers submitted through our forms or concierge service

(2) Information about the intended Gift Recipient, as submitted by the Customer:

Relationship to the Customer (e.g., friend, sibling, colleague)
First name or initials (if provided)
Age or age range
Gender (if provided)
Shipping address of the intended Gift Recipient
Personality traits, hobbies or interests
Occasion (e.g., birthday, anniversary)
Language preference (if applicable)

This information allows us to offer personalized gifting suggestions, custom packaging and tailored gift experiences.

(3) Automatically collected data:

IP address
Device and browser type
Session data (e.g., pages visited, session duration)
Cookies and tracking data (see Cookie Policy)

(4) Data from Third-Party sources (if applicable):

Social media or email integrations used for login
Information from payment or delivery service partners

HOW IS THE DATA COLLECTED?

We collect personal data via:

Customer forms, shared via email after placing the order on our website
Checkout and order forms
Email, phone or chat communication
Cookies and analytics tools

USER RIGHTS

You have the following rights under GDPR:

Right to access your data
Right to rectification
Right to erasure (The right to be forgotten)
Right to restrict processing
Right to data portability
Right to object to processing
Right not to be subject to automated decision-making
Right to lodge a complaint with the Romanian DPA (ANSPDCP)
Right to pursue legal action if rights are violated

Deletion of data

You may ask us to delete your personal data if:

it is no longer necessary for the purposes for which it was collected; or
you have withdrawn your consent (if the processing of the data was based on consent); or
you exercise a legal right to object; or
it has been processed unlawfully; or
we are under a legal obligation to do so. We are not required to comply with your request to erase your personal data if the processing of your personal data is necessary:
for compliance with a legal obligation; or
for the establishment, exercise, or defense of legal claims. There are certain other circumstances in which we are not required to comply with your request to delete your data, although these two are the most likely circumstances in which we may refuse your request. Please note that:
before exercising this right, you should log out of your Gift Alchemy account and save all documents related to orders placed with Gift Alchemy, regardless of whether the invoice was issued to you or to another natural or legal person.

Note: Before requesting deletion, we recommend logging out of your Gift Alchemy account and saving any documents related to your orders.

To exercise these rights, contact us at: hello@giftalchemy.net

WHO HAS ACCESS TO THE DATA

Personal data is not sold or disclosed for unrelated commercial purposes. However, it may be shared with:

Payment processors
Courier and logistics companies
IT service providers (e.g., Shopify, hosting, email)
Marketing or analytics tools (e.g., Google, Meta)
Public authorities, when required by law

All partners and service providers are GDPR-compliant and bound by confidentiality obligations.

DEVICE DATA

We automatically collect device data to enhance your browsing experience. This includes:

Device type and screen size
Browser and OS information
IP address and location data
Access time and website activity
This information is anonymized where possible and used solely for service optimisation and website analytics.

How long we keep your personal data

As a general rule, We will store your personal data for as long as you have an account on the Gift Alchemy platform and for how long it is necessary to provide our services (analyse you form, discuss with you, tailor the gifts, purchase and deliver the gifts, receive feedback from clients, until the eventual warranty period expires).

You can request us to delete certain information or close your account at any time, and we will comply with such requests, subject to the retention of certain information even after the account is closed, in situations where applicable law or our legitimate interests require it.

To which countries do we transfer your personal data?

As a general rule, your personal data is stored and processed within the European Union and the European Economic Area (EEA). In the event that your personal data is transferred outside the European Union or the EEA, the transfer will be carried out (a) on the basis of a decision by the European Commission that the third country in question ensures an adequate level of protection, (b) on the basis of binding corporate rules, or (c) on the basis of standard contractual clauses adopted by the European Commission.

In addition, if we identify that one of these measures is not sufficient to ensure an adequate level of protection, we will, on a case-by-case basis, adopt additional technical and/or organizational security measures in accordance with the recommendations of the European Commission.

You can contact us at any time using the contact details above to find out more about the countries to which we transfer your data and the safeguards we have put in place in relation to these transfers.

How we protect the security of your personal data

We are committed to ensuring the security of your personal data by implementing appropriate technical and organizational measures in accordance with industry standards.

UPDATES TO THIS POLICY

We may update this policy in accordance with changes in legislation or internal practices. Updates will be posted on our website.

ROMANIAN VERSION

Considerăm că asigurarea dreptului la protecția datelor personale reprezintă un angajament fundamental al Gift Alchemy, motiv pentru care vom aloca toate resursele și eforturile necesare pentru a procesa datele tale în conformitate deplină cu Regulamentul (UE) 2016/679 („Regulamentul general privind protecția datelor” sau „GDPR”), precum și cu orice altă legislație aplicabilă în România, Spania și Franța. Având în vedere că unul dintre principiile esențiale ale acestui cadru legal este transparența, am pregătit acest document pentru a te informa cu privire la modul în care colectăm, folosim, transferăm și protejăm datele tale personale atunci când interacționezi cu Noi în legătură cu produsele și serviciile noastre, inclusiv prin intermediul site-ului nostru sau al interacțiunii directe cu personalul nostru.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta orice modificări în modul în care procesăm datele tale personale sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul unor astfel de modificări, versiunea modificată a Politicii de Confidențialitate va fi publicată pe site-ul nostru, așadar te rugăm să verifici periodic conținutul acesteia.

Cine suntem și cum ne poți contacta

Gift Alchemy este denumirea comercială a GIFT ALCHEMY S.R.L., o societate de naționalitate română, cu sediul social în România, municipiul Ploiești, Str. Timotei Cipariu nr. 2, Bl. 35G, Et. P, Ap. 2, Cod poștal 100399, județ Prahova, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J20/1700/1712296, CUI 37894724 (denumită în continuare „Gift Alchemy” sau „Noi”). În scopuri legate de legislația privind protecția datelor, noi suntem operatorul atunci când procesăm datele tale personale.

Fiind mereu deschiși să auzim opiniile tale și să-ți oferim orice informații suplimentare referitoare la procesarea datelor tale, te încurajăm să ne contactezi la hello@giftalchemy.net sau prin poștă/curier la adresa: Str. Timotei Cipariu nr. 2, Bl. 35G, Et. P, Ap. 2, Cod poștal 100399 – cu mențiunea: „Referitor la aspecte legate de protecția datelor”.

Scopurile și temeiurile colectării datelor

Scopul acestei Politici de Confidențialitate este de a informa clienții noștri despre colectarea, utilizarea și divulgarea datelor personale prin intermediul site-ului Gift Alchemy, https://giftalchemy.net/, deținut de GIFT ALCHEMY S.R.L., cu sediul în România și care operează în UE, în special în România, Spania și Franța.

Colectarea datelor este absolut esențială pentru prestarea serviciilor noastre, având în vedere abordarea personalizată specifică serviciilor Gift Alchemy.

Conform Regulamentului GDPR privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor personale, GIFT ALCHEMY S.R.L. se angajează să gestioneze datele personale în mod sigur și exclusiv pentru scopurile prezentate mai jos.

De asemenea, putem colecta informații despre preferințele tale prin utilizarea site-ului menționat anterior, când soliciți informații de la noi sau angajezi serviciile noastre, sau ca rezultat al relației comerciale cu noi.

În general, intenția noastră este să colectăm doar date personale furnizate voluntar de fiecare persoană vizată, pentru a putea oferi servicii, desfășura relații contractuale și promova/providența serviciile noastre.

Suntem, de asemenea, conștienți că mulți dintre clienții noștri furnizează informații nu doar despre ei înșiși, ci și despre o terță persoană – Destinatarul Cadoului – pentru a primi sugestii sau servicii de cadouri personalizate. Aceste date sunt tratate cu același nivel de confidențialitate și securitate.

De asemenea, putem colecta și procesa ulterior anumite informații despre comportamentul tău pe site-ul nostru pentru a personaliza experiența online și a-ți oferi oferte adaptate profilului tău. Mai multe detalii despre acest aspect sunt disponibile în secțiunea „Scopurile prelucrării datelor” de mai jos. Pe site-ul nostru, putem stoca și colecta informații prin cookies și tehnologii similare, conform Politicii noastre privind Cookies.

Nu colectăm și nu prelucrăm date sensibile, așa cum sunt definite în GDPR în categoriile speciale de date personale. De asemenea, nu colectăm și nu prelucrăm date ale minorilor sub 16 ani.

Colectăm și prelucrăm date personale în scopul furnizării de recomandări de cadouri personalizate sau a experiențelor și serviciilor complete. Aceasta poate include date despre Client și despre Destinatarul Cadoului.

Scopurile prelucrării datelor

Vom folosi datele tale personale în următoarele scopuri:

1. Furnizarea serviciilor Gift Alchemy

Acest scop general poate include:

Crearea și gestionarea contului tău pe platforma noastră;
Procesarea datelor din formular și crearea ideii de cadou solicitate;
Prezentarea informațiilor către terți pentru personalizarea experienței cadoului;
Procesarea comenzilor, inclusiv primirea, validarea, expedierea și facturarea acestora;
Rezolvarea anulărilor sau problemelor legate de comenzi, bunuri sau servicii achiziționate;
Returnarea produselor conform prevederilor legale;
Rambursarea valorii produselor conform prevederilor legale;
Furnizarea serviciilor de suport, inclusiv răspunsuri la întrebările tale despre comenzi sau serviciile/produsele Gift Alchemy sau ale partenerilor noștri.

Prelucrarea datelor în acest scop este, în majoritatea cazurilor, necesară pentru încheierea și executarea contractului dintre Gift Alchemy și Client.

În plus, anumite operațiuni de prelucrare sunt impuse de legislația aplicabilă, inclusiv cea fiscală și contabilă.

2. Îmbunătățirea serviciilor

Colectăm și folosim anumite informații despre comportamentul tău ca utilizator pentru a analiza și îmbunătăți produsele existente și a crea altele noi, în beneficiul tău. Această activitate se bazează pe interesul nostru legitim, respectând drepturile și libertățile tale fundamentale.

3. Scopuri de marketing

Dorim să te ținem la curent cu cele mai bune oferte pentru serviciile care te interesează. Putem trimite mesaje (email, SMS, telefon, notificări mobile/web etc.) cu informații generale sau tematice, oferte sau promoții, produse similare/complementare, sondaje de opinie și cercetări de piață.

Ne asigurăm că prelucrarea datelor se efectuează în conformitate cu drepturile și libertățile utilizatorului și că deciziile luate pe această bază nu au efecte juridice asupra acestuia și nu vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Majoritatea comunicărilor se bazează pe consimțământul tău prealabil, dar putem folosi și interesul nostru legitim, asigurându-ne că drepturile și libertățile tale nu sunt afectate. Poți retrage consimțământul oricând prin:

Modificarea setărilor din contul tău la secțiunea corespunzătoare;
Contactarea noastră prin metodele menționate mai sus.

4. Protejarea intereselor legitime

Putem folosi datele pentru a proteja drepturile și afacerea Gift Alchemy, inclusiv:

Măsuri pentru protecția site-ului și utilizatorilor de atacuri cibernetice;
Prevenirea și detectarea fraudelor, inclusiv transmiterea informațiilor autorităților competente;
Gestionarea altor riscuri.

Aceste prelucrări se bazează pe interesul nostru legitim și sunt realizate astfel încât să existe un echilibru între interesele noastre și drepturile tale fundamentale.

Ce date colectăm

1. Date furnizate direct de Client

Nume și prenume
Adresă de email
Număr de telefon
Adresă de facturare și/sau livrare
Informații despre comenzi și retururi
Preferințe legate de tipul cadoului, buget și livrare
Note sau răspunsuri completate în formulare sau în cadrul prestării serviciului de către Noi.

2. Date despre Destinatarul Cadoului, furnizate de Client

Relația cu Clientul (ex. prieten, frate/soră, coleg)
Prenume sau inițiale
Vârsta sau intervalul de vârstă
Gen (dacă este oferit)
Adresa de livrare
Trăsături de personalitate, hobby-uri, interese
Ocazia (ex. zi de naștere, aniversare)
Preferințe de limbă

Aceste date ne permit să oferim sugestii personalizate, ambalaje personalizate și experiențe de cadouri adaptate.

3. Date colectate automat

IP
Tip dispozitiv și browser
Date de sesiune (pagini vizitate, durata sesiunii)
Cookies și date de urmărire

4. Date de la terți

Integrare social media sau email pentru autentificare
Informații de la parteneri de plată sau livrare

Cum colectăm datele?

Formulare completate de client prin email sau site
Formulare de comandă și checkout
Comunicare prin email, telefon sau chat
Cookies și instrumente de analiză

Drepturile utilizatorilor conform GDPR

Dreptul de acces la date
Dreptul la rectificare
Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat)
Dreptul de a restricționa prelucrarea
Dreptul la portabilitatea datelor
Dreptul de a se opune prelucrării
Dreptul de a nu fi supus deciziilor automate
Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP
Dreptul la acțiune juridică în cazul încălcării drepturilor

Ștergerea datelor

Poți solicita ștergerea datelor dacă:

Nu mai sunt necesare pentru scopul colectării;
Ai retras consimțământul;
Exerciți un drept legal de opoziție;
Datele au fost prelucrate ilegal;
Suntem obligați prin lege.

Nu suntem obligați să ștergem date necesare pentru:

Respectarea unei obligații legale;
Stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție.

Notă: Înainte de a solicita ștergerea, recomandăm să te deloghezi din contul Gift Alchemy și să salvezi documentele legate de comenzile efectuate.

Pentru exercitarea drepturilor, contactează-ne la hello@giftalchemy.net

Cine are acces la date

Datele nu sunt vândute sau divulgate în scopuri comerciale nelegitime, însă pot fi partajate cu:

Procesatori de plăți
Companii de curierat și logistică
Furnizori IT (ex. Shopify, hosting, email)
Instrumente de marketing sau analiză (ex. Google, Meta)
Autorități publice, dacă legea impune

Toți partenerii și furnizorii respectă GDPR și au obligații de confidențialitate.

Datele dispozitivului

Colectăm automat date despre dispozitiv pentru a optimiza experiența de navigare, inclusiv:

Tipul dispozitivului și dimensiunea ecranului
Browser și sistem de operare
IP și locație
Ora accesului și activitățile pe site

Aceste date sunt anonimizate acolo unde este posibil și folosite exclusiv pentru optimizarea serviciilor și analiza site-ului.

Durata păstrării datelor

Datele tale personale sunt păstrate pe durata contului Gift Alchemy și cât timp este necesar pentru furnizarea serviciilor (analizarea formularelor, personalizarea cadourilor, achiziția și livrarea acestora, feedback etc.).

Poți solicita ștergerea sau închiderea contului oricând, cu păstrarea anumitor informații atunci când legea sau protejarea interesului legitim o impune.

Transferul datelor personale în alte țări

În general, datele sunt stocate și procesate în UE și SEE. În cazul transferului în afara UE/SEE, acesta se face:

Pe baza unei decizii a Comisiei Europene privind protecție adecvată;
Pe baza regulilor corporative obligatorii;
Pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană.

Dacă aceste măsuri nu sunt suficiente, se vor adopta măsuri tehnice și organizatorice suplimentare. Poți solicita informații despre țările unde transferăm datele și măsurile de protecție.

Securitatea datelor personale

Asigurăm securitatea datelor prin măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare, conform standardelor industriei.

Actualizări ale politicii

Această politică poate fi actualizată în conformitate cu modificările legislative sau practicile interne. Actualizările vor fi postate pe site-ul nostru.